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ecoDMS: Das ideale Dokumentenmanagement-System für Unternehmen jeder Größe

25.01.25 | anyWARE, Partner und Hersteller

Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor immer neue Herausforderungen. Besonders die Verwaltung von Dokumenten – von Rechnungen und Verträgen bis hin zu E-Mails und Zeichnungen – kann ohne ein strukturiertes System schnell unübersichtlich werden. Mit ecoDMS, einem flexiblen und kosteneffizienten Dokumentenmanagement-System (DMS), meistern Unternehmen diese Herausforderungen mühelos.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente elektronisch zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und wiederzufinden. Es dient als zentrale Plattform für die sichere und strukturierte Ablage von Dateien unterschiedlichster Formate, wie PDFs, E-Mails oder gescannte Dokumente. Zu den Kernfunktionen eines DMS gehören:

  • Erfassung: Dokumente können aus verschiedenen Quellen wie Scanner, E-Mails oder Anwendungen importiert werden.
  • Speicherung: Sicheres Ablegen von Dateien in einem zentralen digitalen Archiv.
  • Organisation: Strukturierung durch Kategorien, Schlagwörter und Metadaten.
  • Wiederauffindbarkeit: Effiziente Suchfunktionen ermöglichen einen schnellen Zugriff auf benötigte Informationen.
  • Rechtssicherheit: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie DSGVO und GoBD.

Ein gutes DMS wie ecoDMS steigert nicht nur die Effizienz und Produktivität, sondern reduziert auch den Papierverbrauch, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.

Als zertifizierter Premium-Reseller von ecoDMS unterstützen wir seit 2015 Unternehmen dabei, ihre Dokumentenverwaltung zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über ecoDMS wissen müssen: Funktionen, Vorteile, Anwendungsfälle und praxisnahe Erfolgsgeschichten.

Was ist ecoDMS?

ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System, das Unternehmen dabei hilft, ihre Dokumente zentral, sicher und strukturiert zu verwalten. Es kombiniert Benutzerfreundlichkeit mit professionellen Funktionen – und das zu einem erschwinglichen Preis.

Vorteile von ecoDMS im Überblick

  • Effizienz: Die intelligente Suchfunktion spart wertvolle Zeit, indem Dokumente in Sekundenschnelle gefunden werden. So können Mitarbeitende sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und die Produktivität steigern.
  • Flexibilität: ecoDMS lässt sich problemlos an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Ob lokale Installation oder Cloud-Lösung – die Software unterstützt beide Varianten und bietet somit maximale Flexibilität.
  • Revisionssicherheit: Mit ecoDMS archivieren Sie Ihre Dokumente DSGVO- und GoBD-konform. Dies stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken.
  • Kosteneffizienz: ecoDMS erfordert nur eine einmalige Lizenzgebühr, ohne wiederkehrende Abonnementkosten. Das macht es zu einer der wirtschaftlichsten Lösungen auf dem Markt.
  • Nachhaltigkeit: Durch die digitale Archivierung reduzieren Unternehmen ihren Papierverbrauch erheblich, sparen Ressourcen und tragen aktiv zum Umweltschutz bei.

Funktionen von ecoDMS im Detail

1. Effiziente Dokumentenarchivierung

ecoDMS bietet eine zentrale Plattform, auf der alle Dokumente – unabhängig vom Format – sicher gespeichert werden. Kategorien, Schlagwörter und Zeitstempel erleichtern die Organisation und Wiederauffindbarkeit. Dies führt zu einer erheblichen Verbesserung der Dokumentenverwaltung und sorgt für eine strukturierte Arbeitsweise.

2. Automatische Kategorisierung und Ablage

der Vorlagen-Designer von ecoDMS ermöglicht es, Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Berichte automatisch zu klassifizieren. Basierend auf vordefinierten Regeln wie Schlagwörtern, Layouts oder Barcodes erfolgt die Ablage effizient und ohne manuelles Eingreifen.

3. Volltextsuche (OCR)

Die integrierte Texterkennungstechnologie (OCR) verwandelt auch gescannte Dokumente in durchsuchbare Inhalte. Dank der intuitiven Suchfunktion, die an Google erinnert, können Nutzer relevante Dokumente schnell und präzise finden.

4. Erweiterungen und Integrationen

ecoDMS lässt sich problemlos in bestehende IT-Umgebungen integrieren und bietet vielfältige Erweiterungen:

  • Microsoft Office und E-Mail-Programme: Speichern und archivieren Sie Dokumente direkt aus Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook, ohne zusätzliche Zwischenschritte.
  • PDF/A-Drucker: Mit diesem Feature archivieren Sie Dokumente sicher aus jeder beliebigen Anwendung, die eine Druckfunktion unterstützt.
  • ecoMAILZ: Automatisieren Sie die Archivierung von E-Mails und deren Anhängen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

5. Verarbeitung von E-Rechnungen und X-Rechnungen

Da elektronische Rechnungen ab 2025 verpflichtend werden, ist ecoDMS optimal vorbereitet. Die Software unterstützt sowohl E-Rechnungen als auch X-Rechnungen, um den Übergang in die digitale Rechnungsverarbeitung nahtlos zu gestalten.

Praxisnahe Erfolgsgeschichten mit ecoDMS

Fall 1: Mittelständischer Händler optimiert Rechnungsprozesse

Ein regional tätiger Händler stand vor dem Problem, dass die Bearbeitung von Eingangsrechnungen zeitaufwändig war. Durch die Einführung von ecoDMS konnte die Bearbeitungszeit um 50 % reduziert werden. Alle Rechnungen werden nun automatisch kategorisiert und direkt an die Buchhaltung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

Fall 2: Kanzlei digitalisiert Personalakten

Eine Anwaltskanzlei, die zuvor auf papierbasierte Personalakten setzte, konnte diese mit ecoDMS erfolgreich digitalisieren. Die Software gewährleistet nicht nur eine strukturierte Archivierung, sondern auch eine strikte Rechteverwaltung, sodass sensible Informationen nur autorisierten Personen zugänglich sind.

Fall 3: Bauunternehmen verbessert Vertragsmanagement

Ein Bauunternehmen, das zahlreiche Lieferanten- und Kundenverträge verwaltet, nutzt ecoDMS, um Vertragsfristen automatisch zu überwachen. Die zentrale Dokumentenablage ermöglicht es dem Team, jederzeit auf aktuelle Dokumente zuzugreifen und effizient zu arbeiten.

Anwendungsfälle von ecoDMS im Überblick

  • Rechnungsverarbeitung: Mit ecoDMS können Unternehmen Rechnungen automatisiert verarbeiten. Dazu gehört die Klassifizierung von Eingangsrechnungen, die Zuordnung zu den entsprechenden Projekten und die Integration in Buchhaltungssoftware wie DATEV. Dies spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit.
  • Vertragsmanagement: ecoDMS unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Verträge, indem Fristen und Verlängerungstermine automatisch überwacht werden. Mithilfe der Versionierungsfunktion können Änderungen an Verträgen nachvollzogen und ältere Versionen jederzeit abgerufen werden.
  • Personalakten: Digitale Personalakten erleichtern die Verwaltung von Mitarbeitendendaten. ecoDMS sorgt dafür, dass sensible Informationen DSGVO-konform archiviert werden und nur autorisierte Personen Zugriff haben. Außerdem können Fristen, wie etwa Probezeiten oder Vertragsverlängerungen, einfach überwacht werden.
  • E-Mail-Archivierung: Mit ecoDMS lassen sich E-Mails inklusive Anhängen effizient archivieren und kategorisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass geschäftsrelevante Korrespondenzen schnell auffindbar sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  • Immobilienverwaltung: Vermieter und Immobilienverwalter profitieren von einer zentralisierten Dokumentenverwaltung. Mietverträge, Baupläne, Reparaturberichte und Abrechnungen können systematisch archiviert und jederzeit abgerufen werden, um die Verwaltung zu optimieren.
  • Projektmanagement: Projekte erfordern oft eine Vielzahl von Dokumenten, die von verschiedenen Teammitgliedern genutzt werden. ecoDMS bietet eine zentrale Plattform, auf der alle projektbezogenen Dokumente sicher gespeichert, geteilt und versioniert werden können. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und minimiert Fehler.
  • Qualitätsmanagement: Im Rahmen des Qualitätsmanagements müssen viele Dokumente wie Prüfberichte, Zertifikate oder Prozessbeschreibungen sicher archiviert und regelmäßig aktualisiert werden. ecoDMS gewährleistet eine lückenlose Dokumentation und erleichtert Audits.
  • Kreativabteilungen: In Kreativabteilungen fallen häufig zahlreiche Dateien wie Entwürfe, Grafiken und Kampagnenpläne an. ecoDMS unterstützt die Organisation dieser Dateien und ermöglicht durch die Versionierung, dass frühere Versionen jederzeit wiederhergestellt werden können.
  • Rechtsabteilungen: Rechtsabteilungen arbeiten oft mit vertraulichen Dokumenten wie Verträgen, Gutachten oder Klageschriften. ecoDMS bietet eine sichere Archivierung mit individuellen Zugriffsrechten, sodass sensible Informationen geschützt bleiben. Automatische Klassifizierung erleichtert zudem die effiziente Verwaltung.

Warum ecoDMS?

ecoDMS bietet eine einzigartige Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Kosteneffizienz:

  • Rechtskonformität: Mit ecoDMS erfüllen Unternehmen alle relevanten gesetzlichen Anforderungen, einschließlich DSGVO und GoBD.
  • Kostenersparnis: Einmalige Lizenzkosten machen ecoDMS zu einer kostengünstigen Lösung für Unternehmen jeder Größe.
  • Flexibilität: Ob lokal oder in der Cloud – Unternehmen haben die Wahl, welche Variante besser zu ihren Anforderungen passt.
  • Nachhaltigkeit: Durch die digitale Dokumentenverwaltung wird der Papierverbrauch drastisch reduziert, was Kosten spart und die Umwelt schont.

Unsere Expertise: Ihr ecoDMS-Partner

Als zertifizierter ecoDMS-Partner begleiten wir Sie von der ersten Beratung bis zur vollständigen Implementierung:

  • Beratung: Wir analysieren Ihre Anforderungen und finden die beste Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse.
  • Implementierung: Unser Team sorgt dafür, dass ecoDMS sicher und effizient in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert wird.
  • Schulung: Ihre Mitarbeitenden lernen, wie sie ecoDMS optimal nutzen können, um den größtmöglichen Nutzen aus der Software zu ziehen.
  • Support: Unser schneller und kompetenter Kundenservice steht Ihnen bei Fragen oder Problemen jederzeit zur Verfügung.

Fazit: ecoDMS – Ihr Partner für die digitale Zukunft

ecoDMS ist mehr als ein Dokumentenmanagement-System – es ist ein Schlüssel zur digitalen Transformation. Egal ob Geschäftsführer, IT-Leiter oder Mitarbeitende: Alle profitieren von effizienteren Prozessen und einer transparenten Dokumentenverwaltung.

Bereit, Ihre Dokumentenverwaltung zu revolutionieren? Kontaktieren Sie uns und entdecken Sie die Möglichkeiten von ecoDMS!