Einleitung: Schluss mit verstreuten Informationen – starten Sie mit strukturiertem Kundenwissen
Wie oft kommt es vor, dass sich Kund:innen mit Fragen an Ihren IT-Support wenden, obwohl die Antwort längst vorliegt – in einer alten E-Mail, einem PDF auf einem Netzlaufwerk oder in einem Word-Dokument, das nur einer kennt? Die eigentliche Herausforderung ist dabei nicht das Fehlen von Wissen, sondern dessen mangelnde Auffindbarkeit und Zugänglichkeit.
Genau an diesem Punkt setzt unser Angebot an: Mit BookStack stellen wir Ihnen ein direkt einsatzbereites, modernes Wiki-System bereit, das speziell für die strukturierte Bereitstellung von Endkundeninformationen entwickelt wurde – inklusive Hosting, Anpassung, Rollenverwaltung und redaktioneller Schulung. Sie müssen sich um nichts kümmern – und Ihre Kund:innen finden endlich schnell, was sie brauchen.
Was ist BookStack – und warum ist es besonders kundenfreundlich?
BookStack ist eine browserbasierte Wissensplattform, die auf Übersichtlichkeit, Lesbarkeit und einfache Bedienbarkeit optimiert ist. Inhalte werden nicht wie in vielen technischen Wikis in verwirrenden Namensräumen oder flachen Listen abgelegt, sondern in einer vertrauten, hierarchischen Struktur aus Büchern, Kapiteln und Seiten. Das fühlt sich für Ihre Kund:innen an wie ein digitales Handbuch – klar gegliedert, suchbar und mobil nutzbar.
Ein typisches Beispiel: Für jedes Produkt oder jeden Standort kann ein eigenes „Buch“ angelegt werden. Innerhalb dieses Buchs gliedern Kapitel die Hauptthemen wie Einrichtung, Wartung oder Störungsbehebung. Jede einzelne Seite enthält dann die konkrete Anleitung – sei es als Fließtext, mit Screenshots oder als Videoeinbettung. Durch die klare Navigation finden sich selbst technisch weniger versierte Anwender:innen sofort zurecht.
So stellen wir Ihnen BookStack bereit – einsatzfertig, sicher, effizient
Die anyWARE AG liefert Ihnen BookStack als komplett betreute Lösung, die wir wahlweise auf Ihrer Infrastruktur oder in unserem Rechenzentrum in Mainz hosten. Sie erhalten ein vollständig konfiguriertes System, das sofort produktiv genutzt werden kann – angepasst an Ihre Anforderungen, in Ihrem Design und mit klar strukturierten Bereichen für unterschiedliche Kundengruppen.
Im Rahmen der Einrichtung übernehmen wir:
- die technische Installation mit Sicherheitskonfigurationen wie HTTPS und Authentifizierung,
- die Anpassung an Ihr Corporate Design mit Logo, Farben und benutzerdefinierter Startseite,
- den Aufbau einer sinnvollen Inhaltsstruktur, die Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Projekte widerspiegelt,
- die Integration in Ihre bestehende Benutzerverwaltung – z. B. über LDAP oder Microsoft 365 Login,
- die Konfiguration von Rollen, Zugriffsrechten und Sichtbarkeiten,
- und auf Wunsch: die Schulung Ihrer Redaktion zur selbstständigen Inhaltspflege.
Das Ergebnis ist ein sofort einsatzbereites Wissensportal, das sowohl Ihre internen Prozesse entlastet als auch den Supportaufwand senkt.
Der Funktionsumfang – konkret, umfassend und praxisnah
BookStack ist weit mehr als ein einfaches Notiz-Wiki. Die Plattform bietet eine durchdachte Kombination aus struktureller Klarheit, redaktioneller Flexibilität und administrativer Kontrolle – und das sowohl für kleine Teams als auch für große, rollenbasierte Benutzerkreise. Die Inhalte werden in einer klaren, hierarchischen Struktur organisiert, wobei jedes Wissenselement logisch verortet wird: Bücher enthalten Kapitel, Kapitel enthalten Seiten. Dadurch ergibt sich eine intuitive Navigation, die sowohl für Leser:innen als auch für Redakteur:innen sofort verständlich ist.
Die Erstellung von Inhalten erfolgt entweder über einen integrierten WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get), der ähnlich wie eine Textverarbeitung funktioniert, oder über Markdown – ideal für technisch versierte Nutzer:innen oder Entwicklerdokumentationen. Nutzer:innen können Inhalte mit Absätzen, Überschriften, Tabellen, farblich markierten Hinweisen, Code-Elementen, Listen und eingebetteten Medien wie Bildern, PDFs oder Videos anreichern. Auch interne Querverlinkungen zwischen Seiten sind einfach möglich, was das Erstellen strukturierter Hilfestrukturen und Themenvernetzungen erheblich erleichtert.
Ein besonders praktisches Feature ist die Volltextsuche: Sie indexiert automatisch alle Inhalte und ermöglicht das sofortige Auffinden von Seiteninhalten – auch über mehrere Bücher hinweg. Für wiederkehrende Inhalte oder Standardbausteine lassen sich Vorlagen erstellen, sodass Redakteur:innen neue Seiten mit vordefinierten Strukturen anlegen können – etwa mit Standardüberschriften oder Inhaltsblöcken für Anleitungen.
In der Verwaltung bietet BookStack umfangreiche Rollen- und Rechtekonzepte. Administrator:innen können granular definieren, wer Inhalte sehen, bearbeiten, löschen oder erstellen darf – sowohl auf Benutzer- als auch auf Gruppenebene. Rechte lassen sich nicht nur global, sondern auch auf Ebene einzelner Bücher, Kapitel oder Seiten setzen. So können bestimmte Bereiche nur für Kundenteams sichtbar sein, während andere Seiten intern bleiben. Auch öffentliche Inhalte sind möglich – etwa wenn bestimmte Bücher für alle ohne Login zugänglich gemacht werden sollen.
Die eingebaute Versionierung sorgt dafür, dass jede Änderung an einer Seite automatisch gespeichert wird. Frühere Versionen lassen sich jederzeit anzeigen, vergleichen und bei Bedarf wiederherstellen. Zusätzlich können Redakteur:innen einen Kommentar zur Änderung hinterlegen – hilfreich, um Änderungsgründe oder Ticketbezüge zu dokumentieren. Diese Funktion ist besonders wertvoll bei Teams mit mehreren Mitwirkenden oder bei der Abnahme von Texten durch Fachteams.
BookStack unterstützt mehrere Sprachen in der Benutzeroberfläche und kann über ein Rollenkonzept auch in mehrsprachigen Organisationen eingesetzt werden. Das System selbst ist mandantenfähig: Es lässt sich so konfigurieren, dass pro Kunde oder Bereich separate Bücher gepflegt werden können, ohne dass die Inhalte sich gegenseitig beeinflussen oder sichtbar sind.
Auch bei der technischen Integration zeigt sich BookStack flexibel: Über die eingebaute REST-API lassen sich Inhalte programmatisch erstellen, aktualisieren oder auslesen – etwa für automatisiertes Onboarding, Release-Notizen oder dynamisch generierte Systemdokumentationen. Webhooks können bei Ereignissen (z. B. neuer Seite, Seitenänderung) automatische Aktionen in anderen Systemen anstoßen. Darüber hinaus unterstützt BookStack Single Sign-On (SSO) über OAuth2 sowie die Authentifizierung via LDAP oder Microsoft 365.
Für die Zusammenarbeit lassen sich Kommentare aktivieren, mit denen Nutzer:innen auf Seiten Feedback geben können – etwa bei Unklarheiten, Korrekturwünschen oder Ergänzungen. Zusätzlich gibt es eine globale Aktivitätsübersicht mit Filterfunktionen, in der nachvollzogen werden kann, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat.
Administrativ bietet BookStack ein vollständiges Rechtemanagement, ein konfigurierbares Branding (Logo, Farben, Startseite, Footer), E-Mail-Benachrichtigungen bei Nutzerereignissen (z. B. Kontoanlage, Passwortzurücksetzung) sowie die Möglichkeit, Inhalte zu exportieren – beispielsweise als PDF, HTML oder Markdown-Dateien. So können Seiten bei Bedarf auch außerhalb des Systems archiviert oder gedruckt werden.
Beispiele aus der Praxis – wie unsere Kunden BookStack nutzen
Ein IT-Systemhaus nutzt BookStack, um für jeden betreuten Kunden ein eigenes digitales Handbuch bereitzustellen – mit individuell zugänglichen Anleitungen zur Arbeitsplatz-Einrichtung, VPN-Konfiguration oder Softwarepflege. Kund:innen finden dort Antworten auf häufige Fragen, ohne eine Support-Hotline bemühen zu müssen.
Ein Hersteller industrieller Softwareprodukte verwendet BookStack, um Handbücher, Release Notes und Installationshinweise zentral bereitzustellen – mit Tag-basiertem Zugriff für unterschiedliche Kundensegmente. Neue Seiten können vom Produktteam selbstständig ergänzt werden, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.
Ein Projektteam in der Bau- und Immobilienbranche nutzt BookStack, um technische Anlagen digital zu dokumentieren. Kund:innen erhalten nach Projektabschluss Zugriff auf ein strukturiertes Wiki, das alle Betriebsanleitungen, Wartungshinweise und Ansprechpartner enthält – übersichtlich, zentralisiert und jederzeit abrufbar.
Technische Voraussetzungen – und warum Sie sich darum nicht kümmern müssen
BookStack benötigt eine Standard-Webumgebung mit Linux, PHP und einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank. Es läuft zuverlässig auf gängigen Serverplattformen und kann lokal oder gehostet betrieben werden. Bei einem Betrieb in Ihrer Infrastruktur kümmern wir uns um die vollständige Einrichtung, die Absicherung über HTTPS, das Backup-Konzept sowie die Systemüberwachung. Alternativ bieten wir Ihnen ein vollständig gemanagtes Hosting in unserem Rechenzentrum in Mainz an.
Dabei übernehmen wir alle technischen Aufgaben wie Updates, Monitoring und tägliche Datensicherung. Zudem unterstützen wir Sie auf Wunsch bei der Integration in Ihre Benutzerverwaltung, etwa über Active Directory, Azure AD oder LDAP. Auch die Anbindung an bestehende Systeme wie Ticketsysteme oder Portale ist über Schnittstellen möglich.
Somit müssen Sie keine eigene Infrastruktur aufbauen oder pflegen – wir liefern Ihnen BookStack als sorgenfreie Komplettlösung.
Fazit: Ein professionelles Kunden-Wiki mit minimalem Aufwand
Mit BookStack stellen Sie Ihren Kund:innen mehr als nur ein Wiki zur Verfügung: Sie liefern zugängliches, aktuelles und übersichtlich aufbereitetes Wissen, das jederzeit abrufbar ist – ganz ohne den Aufwand klassischer Dokumentationssysteme. Weniger Supportanfragen, zufriedenere Kunden, konsistente Abläufe – und all das mit einem Werkzeug, das wir für Sie vollständig bereitstellen, betreuen und weiterentwickeln.
Über uns
Die anyWARE AG ist IT-Dienstleister und Wissensarchitekt für mittelständische Unternehmen in Mainz und Umgebung. Als Fullservice-Anbieter entwickeln wir Lösungen, die funktionieren – nicht nur auf dem Papier, sondern im echten Arbeitsalltag. Mit BookStack bieten wir Ihnen eine moderne Plattform für Kundenwissen, Projekttransparenz und Self-Service-Portale, ohne dass Sie sich um Hosting, Sicherheit oder Pflege kümmern müssen.
Unsere Leistungen rund um BookStack umfassen:
- Bereitstellung als vorkonfiguriertes Wiki – gehostet oder lokal,
- Integration in Ihre IT-Umgebung (z. B. Active Directory, M365, SSO),
- redaktionelle Strukturberatung und Benutzerrollenmodellierung,
- Schulungen für Ihre Redaktionsteams und Admins,
- technische Weiterentwicklung und Support – langfristig und verlässlich.
