In vielen IT-Dienstleistungsunternehmen ist das Wissen über Kundennetzwerke, Systemzusammenhänge, Zugangsdaten oder interne Abläufe über Jahre hinweg in verschiedenen Formaten, Köpfen und Tools gewachsen. Manche Informationen stecken in alten Tickets, andere in Notizen auf dem Desktop, wieder andere in einem Netzlaufwerk namens „Doku“, das niemand wirklich pflegt. Diese gewachsene Intransparenz führt zu Zeitverlust, ineffizientem Arbeiten und Sicherheitslücken – vor allem dann, wenn Kolleg:innen krankheitsbedingt ausfallen oder das Unternehmen verlassen. Genau an dieser Stelle setzt IT Glue an: Es bietet IT-Dienstleistern die Möglichkeit, all ihre technischen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Informationen an einem zentralen Ort zu dokumentieren – strukturiert, durchsuchbar und teamübergreifend nutzbar.
IT Glue versteht sich dabei nicht als klassisches Wiki, sondern als spezialisierte Plattform für IT-Dokumentation im MSP-Umfeld. Es bildet nicht nur Informationen ab, sondern strukturiert sie nach Assets, Prozessen, Relationen und Verantwortlichkeiten. Das heißt konkret: Technische Objekte wie Server, Firewalls, Benutzerkonten oder Cloud-Tenants werden in IT Glue nicht als unstrukturierte Seiten gepflegt, sondern als verknüpfbare Dokumentationseinheiten mit definierbaren Feldern, Attributen und Relationen. So entsteht ein intelligentes Abbild der Kundenumgebung, das sich nicht nur abfragen, sondern auch automatisiert aktualisieren und versionieren lässt.
Der Alltag in einem Systemhaus besteht oft aus wechselnden Anforderungen: Heute ein Kundentermin zur Netzwerkerweiterung, morgen eine Störungsmeldung aus dem Monitoring, übermorgen eine Lizenzprüfung durch einen Softwarehersteller. Für all diese Situationen ist es entscheidend, dass Techniker:innen schnell und zuverlässig auf aktuelle Informationen zugreifen können. Genau das ermöglicht IT Glue – zum Beispiel, indem es sämtliche Zugangsdaten zu Firewalls, RDP-Sessions oder SaaS-Portalen sicher verschlüsselt speichert und direkt mit den jeweiligen Assets verknüpft. Dadurch entfällt die zeitaufwendige Suche nach Passwörtern oder Ansprechpartnern. Die Plattform erlaubt zudem eine klare Rollen- und Rechtevergabe, sodass etwa nur bestimmte Mitarbeitende Zugriff auf besonders sensible Informationen erhalten – während gleichzeitig alle relevanten Zugriffe revisionssicher protokolliert werden.
Ein weiteres zentrales Element von IT Glue sind sogenannte Runbooks und Checklisten, mit denen standardisierte Abläufe dokumentiert und operationalisiert werden. Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters bei einem Kunden etwa – vom Anlegen des Microsoft-365-Kontos über die Einrichtung der VPN-Verbindung bis zur Einrichtung von Software – kann als strukturierter, wiederverwendbarer Workflow abgebildet werden. Solche Prozesse lassen sich mit konkreten Verantwortlichkeiten versehen und bei Bedarf sogar automatisiert anstoßen, etwa wenn ein neuer Benutzer in einem Verzeichnisdienst angelegt wird. Das Ergebnis ist ein deutlich effizienterer Ablauf, der nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fehlerquote reduziert – insbesondere bei häufig wiederkehrenden Aufgaben.
Besonders wirkungsvoll entfaltet IT Glue seine Stärken, wenn es in die bestehende Tool-Landschaft eines Systemhauses integriert wird. Durch standardisierte Schnittstellen und native Konnektoren lassen sich Daten aus Remote Monitoring & Management (RMM)-Systemen, Professional Services Automation (PSA)-Plattformen wie Autotask oder ConnectWise, sowie Identitätsdiensten wie Microsoft Entra ID direkt in IT Glue übernehmen. Neue Geräte, Änderungen im Active Directory oder aktuelle Support-Tickets erscheinen dadurch automatisch in der Dokumentation – ohne dass ein Techniker sie manuell erfassen muss. Gerade bei wachsenden Systemhäusern mit mehreren Technikerteams und vielen Kundenverträgen reduziert diese Automatisierung den Pflegeaufwand erheblich.
Auch der Kunde selbst kann über das Feature „MyGlue“ in die Dokumentation eingebunden werden. Dabei handelt es sich um eine abgespeckte Variante von IT Glue, über die Kunden eigene Dokumente, Passwörter oder Ansprechpartner verwalten können – oder Zugriff auf vom Dienstleister freigegebene Informationen erhalten. Für Kunden mit eigener IT-Abteilung entsteht dadurch eine gemeinsame Wissensplattform, die sowohl das Vertrauen stärkt als auch die Zusammenarbeit effizienter macht.
Sicherheit ist ein Thema, das bei der Auswahl eines Dokumentationstools oft zurecht im Vordergrund steht. IT Glue erfüllt hier hohe Anforderungen: Alle gespeicherten Daten werden im Ruhezustand sowie bei der Übertragung verschlüsselt. Die Plattform ist mandantenfähig, d. h. Kundeninformationen sind logisch voneinander getrennt. Technische Maßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, IP-Whitelisting, Audit-Logs sowie die Integration mit Entra ID für Single Sign-On sorgen dafür, dass der Zugriff auf sensible Informationen stets kontrolliert bleibt. Für Systemhäuser, die sich nach ISO 27001, TISAX oder NIS2 ausrichten oder zertifizieren lassen, ist IT Glue ein wertvoller Baustein – insbesondere durch die Möglichkeit, Prozesse, Notfalldokumentationen, Betriebshandbücher und Verantwortlichkeiten revisionssicher zu dokumentieren.
In der täglichen Praxis zeigt sich der Nutzen oft schon im Kleinen: Wenn ein Techniker morgens eine Monitoring-Meldung über eine nicht mehr erreichbare Datenbank erhält, kann er in IT Glue mit wenigen Klicks die betroffene VM, die zugehörige Firewall-Konfiguration, die Zugangsdaten zur Managementoberfläche und die letzte Wartungsnotiz finden. Das spart wertvolle Minuten, verhindert Eskalationen und wirkt gegenüber dem Kunden professionell. Ähnliche Effizienzgewinne zeigen sich auch beim Einarbeiten neuer Kolleg:innen: Statt mühsamer Übergaben können neue Techniker:innen auf strukturierte Informationen, dokumentierte Prozesse und aktuelle Systemstände zugreifen – und sind damit schneller einsatzfähig.
Im Gegensatz zu offenen Systemen wie DokuWiki oder OneNote verfolgt IT Glue konsequent den Ansatz einer dokumentationsorientierten Systemplattform. Es bietet nicht nur die Möglichkeit, Informationen zu erfassen, sondern stellt klare Regeln, Strukturen und Integrationen bereit, die den Pflegeaufwand minimieren und die Qualität der Inhalte erhöhen. Statt unstrukturiertem Wissenssammeln entsteht ein digitales Abbild der Kundeninfrastruktur, das nachvollziehbar, versionierbar und jederzeit abrufbar ist – egal ob im Büro oder unterwegs per Mobile App.
Die Einführung von IT Glue erfordert dabei kein Mammutprojekt. Viele Systemhäuser starten zunächst mit einigen Pilotkunden oder besonders kritischen Prozessen, bauen eine klare Dokumentationsstrategie auf und rollen das System dann schrittweise aus. Wichtig ist dabei vor allem, dass das Team in die Strategie eingebunden wird – etwa durch Schulungen, die Einführung von Pflegezielen und das Etablieren einer „Dokukultur“, bei der gepflegte Dokumentation nicht als lästige Pflicht, sondern als echter Produktivitätsfaktor verstanden wird.
Wer IT Glue richtig einführt und aktiv in die Betriebsprozesse integriert, profitiert langfristig von einer deutlich verbesserten Servicequalität, reduziertem Stress im Tagesgeschäft und einem Wissensmanagement, das skalierbar und unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden funktioniert.
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