In vielen Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, spielt sich ein nicht unerheblicher Teil der IT-Aktivitäten außerhalb der offiziellen IT-Abteilung ab. Mitarbeiter laden Software aus dem Internet herunter, richten sich eigene Cloud-Speicher ein oder verwenden private Endgeräte für berufliche Zwecke. Was auf den ersten Blick nach Eigeninitiative aussieht, entpuppt sich bei näherem Hinsehen oft als ernstzunehmendes Risiko für die IT-Sicherheit, die Datenintegrität und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Dieser Blogbeitrag beleuchtet ausführlich, was Schatten-IT ist, warum sie entsteht, welche Gefahren mit ihr verbunden sind und wie Unternehmen gemeinsam mit einem IT-Dienstleister wie der anyWARE AG präventiv gegensteuern können.
Was ist Schatten-IT – und warum betrifft sie jedes Unternehmen?
Unter Schatten-IT versteht man alle IT-Systeme, -Anwendungen, -Geräte oder -Services, die ohne Wissen und Kontrolle der zentralen IT-Abteilung genutzt werden. Dazu zählen beispielsweise eigenständig installierte Programme, selbst eingerichtete Cloud-Dienste wie Google Drive oder Dropbox, nicht genehmigte Kommunikationsplattformen wie WhatsApp oder Slack sowie private Laptops oder Smartphones, die ins Unternehmensnetz eingebunden werden.
Die Verbreitung von Schatten-IT ist keine Ausnahmeerscheinung. Studien wie der Cloud Security Report von Netskope oder der „Shadow IT Survey“ von IBM zeigen, dass in vielen Unternehmen deutlich mehr als die Hälfte aller Anwendungen außerhalb der offiziellen IT-Infrastruktur betrieben werden. Oft ist den Anwendern dabei gar nicht bewusst, dass sie sich mit solchen Aktivitäten außerhalb der IT-Richtlinien bewegen. Was für sie nur ein hilfreiches Tool zur Produktivitätssteigerung ist, bedeutet für die IT-Abteilung eine Blackbox mit gravierenden Implikationen.
Warum Schatten-IT entsteht: Zwischen pragmatischer Hilfe und strukturellem Defizit
Die Ursachen für das Entstehen von Schatten-IT sind vielschichtig. In vielen Fällen ist es schlicht der Wunsch der Mitarbeitenden, schnell und effizient arbeiten zu können. Wenn beispielsweise ein internes Dateifreigabetool als umständlich empfunden wird, greifen sie lieber auf einen bekannten Cloud-Speicherdienst zurück. Auch die zunehmende Digitalisierung, flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice sowie Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Strategien fördern die Entstehung von Schatten-IT.
Gleichzeitig zeigt sich, dass Schatten-IT auch ein Zeichen dafür ist, dass die vorhandenen IT-Strukturen nicht in ausreichendem Maße auf die Bedürfnisse der Nutzer eingehen. Wenn bestimmte Anforderungen nicht oder nur mit erheblichem Aufwand über die IT-Abteilung realisiert werden können, suchen sich Anwender eigene Lösungen.
Die Risiken: Von Sicherheitslücken bis Compliance-Verstößen
Schatten-IT ist keineswegs ein Kavaliersdelikt. Vielmehr bringt sie eine Vielzahl von Risiken mit sich, die sowohl aus technischer als auch aus rechtlicher Sicht gravierend sein können. Zunächst einmal entzieht sich Schatten-IT den zentralen Sicherheitsmechanismen. Es gibt keine garantierten Updates, keine Kontrolle über Zugriffsrechte, keine einheitliche Authentifizierung und keine Backup-Strategien. Daten, die in inoffiziellen Tools gespeichert oder verarbeitet werden, sind somit einem erhöhten Risiko durch Datenverlust oder Hackerangriffe ausgesetzt.
Hinzu kommt die Gefahr von Compliance-Verstößen. Gerade im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können nicht dokumentierte oder nicht abgesicherte Systeme problematisch sein. Im schlimmsten Fall drohen empfindliche Geldbußen, wenn personenbezogene Daten über nicht autorisierte Wege verarbeitet werden.
Nicht zuletzt führt Schatten-IT zu Intransparenz in der IT-Landschaft. Das erschwert die Fehlersuche, behindert die Standardisierung und treibt die IT-Kosten in die Höhe. Doppelte Lizenzen, redundante Systeme und inkonsistente Daten sind keine Seltenheit.
Was Unternehmen tun können: Strategien gegen Schatten-IT
Der erste Schritt zur Vermeidung von Schatten-IT ist Transparenz. Unternehmen müssen zunächst herausfinden, welche Tools, Geräte und Dienste tatsächlich genutzt werden. Hier helfen automatisierte Discovery-Tools, die alle netzwerkaktiven Komponenten erfassen.
Ein ebenso wichtiger Aspekt ist die Kommunikation mit den Anwendern. Ein gutes Beispiel ist die Einführung eines internen IT-Feedback-Portals, über das Mitarbeitende unkompliziert Wünsche und Verbesserungsvorschläge äußern können. Solche Instrumente helfen, Nutzerbedürfnisse frühzeitig zu erkennen und die offizielle IT nutzerzentriert weiterzuentwickeln. IT darf nicht als Verhinderer wahrgenommen werden, sondern sollte als Enabler agieren. Wenn Mitarbeitende Bedürfnisse äußern, sollte die IT-Abteilung darauf reagieren und praxistaugliche Lösungen bereitstellen. Dazu zählen etwa sichere Alternativen für File-Sharing, Messenger oder Projektmanagement.
Weiterhin sind Schulungen und Awareness-Maßnahmen entscheidend. Nur wenn Mitarbeitende wissen, warum Schatten-IT ein Problem ist, sind sie auch bereit, ihr Verhalten zu ändern. Schulungsangebote sollten praxisnah, regelmäßig und für alle Zielgruppen im Unternehmen verständlich sein.
Wie die anyWARE AG unterstützen kann: Struktur statt Schatten
Als erfahrener IT-Dienstleister unterstützt die anyWARE AG Unternehmen dabei, die Kontrolle über ihre IT-Infrastruktur zurückzugewinnen. Wir bieten umfassende Infrastruktur-Assessments, mit denen vorhandene Schatten-IT identifiziert und bewertet werden kann. Darüber hinaus helfen wir dabei, zentrale IT-Standards zu etablieren, die den Bedürfnissen der Anwender gerecht werden, ohne dabei die Sicherheit zu vernachlässigen.
Unsere Lösungen beinhalten unter anderem:
Ein praktisches Beispiel aus der Zusammenarbeit mit einem mittelständischen Kunden: Dort haben wir durch die Einführung eines zentralen Endpoint-Managements über Microsoft Intune über 30 nicht genehmigte Anwendungen identifiziert und erfolgreich durch sichere, zentral verwaltete Alternativen ersetzt. Auf Basis solcher Erfahrungen setzen wir auf folgende Maßnahmen:
- Einführung einheitlich gemanagter Arbeitsplätze
- Mobile Device Management (MDM) zur Verwaltung von Smartphones und Tablets
- Sichere Cloud-Plattformen als Alternative zu nicht autorisierten Tools
- Single Sign-on- und Identity-Management-Systeme
- Schulungen und Awareness-Kampagnen für Ihre Belegschaft
Besonders im Bereich Infrastruktur sorgen wir dafür, dass neue Systeme zentral geplant, implementiert und verwaltet werden. Dadurch entsteht gar nicht erst der Bedarf für Schattenlösungen, da alle Beteiligten mit einer modernen, flexiblen und sicheren IT arbeiten können.
Fazit: Schatten-IT aktiv begegnen – gemeinsam mit einem starken Partner
Schatten-IT ist kein Phänomen, das sich durch Kontrolle allein in den Griff bekommen lässt. Vielmehr braucht es ein Zusammenspiel aus Transparenz, Sensibilisierung, technischer Standardisierung und einer IT, die als Partner der Fachabteilungen agiert.
Die anyWARE AG begleitet Sie auf diesem Weg. Gemeinsam analysieren wir Ihre IT-Landschaft, entwickeln bedarfsgerechte Lösungen und etablieren Prozesse, die Schatten-IT nachhaltig vermeiden.
Wenn Sie den Verdacht haben, dass auch in Ihrem Unternehmen Schatten-IT im Spiel ist, sprechen Sie uns an.
Vereinbaren Sie direkt ein unverbindliches Erstgespräch mit unseren IT-Beratern. Wir helfen Ihnen dabei, Licht ins Dunkel zu bringen.
